Автоматизация бизнес-процессов в Самаре для компаний

Сервисное обслуживание и заявки от клиентов

Компании, которые обслуживают оборудование, живут потоком заявок: обращение, диагностика, запчасти, работы, акт. Если это ведётся в таблице и переписке, половина времени уходит на поиск, в каком состоянии заявка и кто за неё отвечает. Я собираю такой поток в сервис с явными состояниями и сроками, подшиваю фотографии и переписку к карточке и добавляю напоминания. Клиенту уходит уведомление о смене статуса, без звонка в офис.

Вторая часть той же задачи это запчасти. Мастер на объекте видит, что нужно заменить, а наличие уточняет звонком на склад. Из-за этого выезд иногда заканчивается повторным визитом. Когда остатки приходят из учёта в сервис, нужная позиция видна прямо в карточке заявки, вместе с резервом под конкретные работы. Если позиции нет, заявка автоматически превращается в потребность для закупки, и она не теряется в переписке между мастером и снабженцем.

Связка систем и перенос ручных операций

Обмен настраивается с тем, что уже стоит: номенклатура и запчасти из 1С, сделки в amoCRM, уведомления в Telegram. Параллельно убираю рутину, которую сотрудники делают по привычке: повторный ввод данных клиента, подготовка одинаковых актов, ручной подсчёт расхода запчастей. Список операций для переноса я составляю вместе с вами и расставляю по приоритету: сначала то, что делается каждый день, потом редкое. Такой порядок держит первый этап небольшим.

• 1карточка клиента заводится один раз и используется везде
• 2акты и счета формируются из данных заявки
• 3расход запчастей списывается по факту работ
• 4напоминания о плановом обслуживании по графику
• 5уведомления клиенту о смене статуса заявки

Отчёты по заявкам и загрузке

Когда заявки живут в сервисе, их можно считать. Строю отчёты по времени реакции, по длительности этапов, по загрузке мастеров, по повторным обращениям на одном объекте. Отдельно считаю расход запчастей, чтобы закупка опиралась на статистику, а не на память кладовщика. Отдельно считаются заявки, которые закрылись без выезда, потому что их доля показывает, насколько точна первичная диагностика по телефону. Повторная отправка не создаёт дубль, записи сопоставляются по идентификаторам.

Отчёты по сервисному потоку полезны ещё в одном разрезе: они показывают, какие обращения можно было предотвратить. Если по одному объекту повторные выезды идут чаще обычного, это видно в сводке, и дальше решение принимают уже люди. Такую статистику невозможно собрать по переписке, зато она появляется сама, когда заявки живут в одной базе. Доступ к отчётам раздаётся по ролям: мастер видит свои работы, руководитель сервиса общую картину по городу и району.

• 1время от обращения до выезда и до закрытия
• 2загрузка мастеров по дням и неделям
• 3повторные обращения по одному оборудованию
• 4расход запчастей за период

Как идёт проект

Сначала разбираем процесс и фиксируем состояния заявки, потом собираю рабочий минимум и запускаем его на части сотрудников. После проверки на реальных данных подключаются остальные участки и обмены. Старт от 80 000 ₽, итоговая сумма после обсуждения объёма. Работаю один и удалённо, оплата по этапам по факту сдачи. Исходный код, доступы и инструкция по обновлению передаются заказчику, поддержка возможна отдельными задачами. Писать в Telegram @inter1ark или на vitoscarasel@gmail.com.