Автоматизация бизнес-процессов в Санкт-Петербурге под задачу

Документооборот как первая точка приложения сил

Логистика, импорт, типографии, судовой сервис: во всех этих историях заявка живёт в почтовом ящике, а её состояние знает один человек. Такой порядок держится, пока объём небольшой, и рассыпается на росте. Я собираю единую карточку заявки, в которой видно отправителя, вложения, ответственного, срок и текущий этап. Почта при этом не выбрасывается: письмо продолжает приходить, но автоматически превращается в запись сервиса, а переписка подшивается к карточке.

Вторая особенность петербургских заявок это вложения. Коммерческие документы, фото груза, сканы и таблицы приходят россыпью, и найти нужный файл через месяц сложно. Поэтому вложения складываются в карточку с понятными именами и датами, а не в общую папку на диске. Поиск работает по номеру, контрагенту и содержимому полей, так что история поднимается за несколько секунд. Это снимает значительную часть внутренних вопросов вида кто-то видел документ по этой отгрузке.

Перенос ручных операций в сервис

Разбираю рутину по шагам и смотрю, что из этого делает человек только потому, что так сложилось. Копирование строк из письма в таблицу, пересчёт тарифа, заполнение шаблона договора, напоминание о сроке: всё это переносится в код и перестаёт зависеть от того, кто сегодня на смене. Порядок переноса определяем вместе: сначала то, что повторяется каждый день, потом редкие операции. Так бюджет остаётся под контролем.

• 1разбор входящих писем и заявок в единую очередь
• 2расчёт стоимости по таблице тарифов без калькулятора в блокноте
• 3формирование счетов и актов по шаблону из данных карточки
• 4контроль просроченных этапов с напоминанием ответственному
• 5сверка отгрузок с данными учёта раз в сутки

Интеграции с 1С и amoCRM

В Петербурге у производственных и торговых компаний почти всегда стоит 1С, а продажи ведутся в amoCRM. Связываю их так, чтобы контрагент и номенклатура не заводились по два раза, а оплата из учёта подсвечивала статус сделки. Если конфигурация доработана под себя, обмен идёт через её интерфейсы, а не через правку чужого кода. Для внешних сервисов добавляю очередь задач, чтобы ночной сбой у поставщика не ронял всю цепочку: записи дожидаются своей очереди и уходят позже.

Отчётность по этапам и срокам

Когда заявки собраны в одном месте, становится видно, где они стоят. Строю отчёты на PostgreSQL: время прохождения этапа, нагрузка на сотрудника, доля заявок с переносом срока, расхождение план и факт по отгрузкам. Отчёт открывается в браузере и обновляется сам, выгружать ничего не нужно. Если отчёт нужен внешнему получателю, он выносится на отдельную ссылку с ограниченным доступом и без лишних внутренних данных.

• 1срез по этапам: сколько заявок стоит и у кого
• 2журнал изменений: кто и когда менял срок
• 3сводка за сутки в Telegram или на почту

Условия работы

Работаю один, удалённо, офиса в городе нет и личных встреч не предлагаю. Делю проект на этапы, оплата по факту сдачи этапа, промежуточный результат показываю на каждом. Стартовая цена от 80 000 ₽, точная сумма после обсуждения объёма. По готовности передаю исходный код, доступы и инструкцию по обновлению. Написать можно в Telegram @inter1ark, на vitoscarasel@gmail.com или через форму на сайте, отвечаю в течение дня.